교회는 회기 년도가 시작 되기전에 주택 보조금을 지정하고 기록으로 남겨야 한다. IRS는 구두로 지정한 것도 인정하기는 하지만, 그것은 증명되기가 어렵다. 교회를 운영하는 이사회가 주택 보조비를 지정해야 한다. 많은 교회에서는 정기 사무 총회나 사업 총회에서 결정한다. 그런데 어떤 교회에서는 집사들이나 재정부나 이사들이 결정할 권한을 가지기도 한다. 교회 예산 안에 잡힌 주택 보조비 항목도 사용될 수 있으나 결의안이 더욱 좋다.
납세자로서 목회자는 자신이 주택 보조비를 받을 자격이 되는 지를 결정해야 하고, 주택 보조비의 한계와 모든 규정을 따라야 함을 알아야 한다. 목회자는 반드시 사례비에서 주택 보조비로 제외된 모든 비용을 증명할 수 있도록 기록을 보관해야 한다. 만약에 교회가 목회자가 요청한 주택 보조비보다 더 많이 지정했다면, 목회자는 정확한 액수를 보고하고 세금을 내야할 책임이 있다. 사용되지 않은 주택 보조비는 목회자의 수입으로 간주되어 세금 보고시에 보고되어야 한다. 목회자는 주택 보조비나 사택의 실제적인 임대료 (fair market value)에 대해 자영업자 세금 (self-employment, SECA)을 반드시 내야 한다.
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